TAMTAM Consulting

Comme promis, voici la 2ème partie de notre grand dossier "Communiquer par l'événement". (Source ANAE).

CREATIVITE OBLIGE

Chargées de véhiculer un message, d'éblouir, d'émouvoir au travers d'un événement, les agences de communication événementielle se doivent d'abord de faire preuve de créativité car la nécessité de surprendre ou d'étonner le public est primordiale.

Plus qu'une simple capacité à développer des idées originales, cette créativité est avant tout le fruit de l'expérience acquise - avec l'organisation de multiples événements pour de multiples clients - qui en confirmera la faisabilité. Elle s'exprime non seulement durant la partie "spectaculaire" de l'événement mais sur l'ensemble des éléments qui le composent. Il s'agit d'être créatif sur le thème, le format, le lieu, les moyens techniques, l'accueil, le ton....

Les agences doivent encore posséder, aux côtés de l'imagination et de l'inventivité, les compétences en matière de communication, en matière de production, de logistique, et d'organisation, nécessaires à la réussite de l'événement.

PLUS DE PROFESSIONNALISME

Entreprise, administration ou collectivité, chacun attend que son agence réalise en quelque sorte l'inimaginable, au meilleur coût et dans des délais souvent très courts.

Si pendant longtemps, les événements ont été produits et réalisés en interne, le développement de la communication, l'explosion des techniques d'information et de communication ont rendu nécessaire l'appel aux professionnels de l'organisation d'événements seuls capables de renouveler la créativité, de maîtriser des techniques de plus en plus complexes et de les coordonner.

Dorénavant, avec les tendances au recentrage sur le métier de base, il semble acquis que, le client, s'il veut drainer une foule de plusieurs milliers de personnes ou maintenir en "haleine" une cible, cherche à travers une agence spécialisée l'expertise nécessaire pour y parvenir.

Pourtant des efforts importants restent à faire pour promouvoir la spécificité du métier, car près de la moitié des événements est réalisée hors agence.

"On a tous organisé un boum. On n'a pas tous organisé un événement pour 500 personnes".

FACE AUX CLIENTS

L'organisation d'un événement suppose que, le client et son agence travaillent en bonne intelligence. Cette collaboration intense, car souvent de courte durée, rend le facteur humain primordial. Elle fonctionne avant tout sur la qualité relationnelle.

Dans quelques entreprises apparaissent des postes de responsables de la communication événementielle, mais c'est en général au niveau d'autres directions opérationnelles que l'événement est commandité - Direction commerciale, communication, marketing et ressources humaines - en fontion de la nature des publics (internes ou externes) ou de l'objet de l'événement souhaité.

De quelque nature que soit le client, il paraît souhaitable que l'agence puisse trouver en face d'elle une véritable direction de projet, à même de coordonner les ressources internes et d'obtenir l'adhésion des décideurs.

En outre il faut savoir qu'un bon "brief" de départ de la part du client, ainsi qu'une bonne restitution au sein de l'agence, sont deux des premières clés pour la réussite d'un événement.

CRITERES DE CHOIX D'UNE AGENCE :

Cohérence de la proposition
Originalité
Connaissance du client
Restitution du brief
Prix / Coût
Capacité à mener les projets à bien dans les délais
Pertinence des choix préconisés

Mais aussi : Références, disponibilité, qualité du conseil.

PARTENAIRES PLUTOT QUE PRESTATAIRES

Souvent recherchées pour leur capacité à produire, organiser et assurer la logistique d'un événement, les agences de communication événementielle ont de plus en plus tendance à ne pas être de simples prestataires mais à jouer un rôle de conseil, en intervenant bien en amont de l'opération, au moment où se décide la stratégie de communication.

Ce rôle de conseil les conduit à prendre en compte et à analyser l'ensemble de la politique de communication du client, pour proposer avec pertinence et dans le respect de la culture de l'entreprise, de son image et de son identité, un événement que la connaissance du contexte leur aura permis de définir et de formater précisément.

Alliant l'expertise de la communication à celle de la production et du spectacle, les agences peuvent alors fournir une réponse complète et appropriée aux demandes de leurs clients.

Leur rôle est celui d'un maître d'oeuvre, voire d'un maître d'ouvrage délégué, suivant l'implication souhaité.

Savoir gérer la logistique est une évidence. Pas la peine d'insister. C'est la base. Là où on est plus qu'un bon organisateur, là où on fait bien notre métier c'est quand on participe à rendre exceptionnel ce qui ne l'aurait pas été sans nous".