TAMTAM Consulting

Bonjour à vous cher visiteur (de plus en plus nombreux d'ailleurs !)

Vous ne savez pas quoi faire ce week-end ? Nous sommes là !

Nous organisons en collaboration avec le Restaurant COUNTRY GRILL (zone 4), la 1ere COUNTRY PARTY d'Abidjan Vendredi 11 et Samedi 12 décembre 2009, avec en exclusivité, le groupe Steve & Heather, grand spécialiste de la musique Country, qui vient de remplir l'Alhambra de Paris (rien que ça !).

Le programme :

Vendredi 11 décembre à partir de 20H00, un showcase au Restaurant Country Grill (rue P&M Curie). Entrée 5.000 F et 1 verre offert.

Samedi 12 décembre à partir de 20h00, un dîner spectacle (BBQ) sur la terrase du Watta (plateau). 

2 tarifs :

  Dîner 35.000 F (1 verres, 1/2 Btle de vin + 1 btle d'eau).

  10.000 F avec 1 verre offert, pour ceux qui ne souhaitent pas dîner, nous avons tout prévu !.

Les tickets sont en vente au restaurant Country Grill. Merci de réserver en appelant au 07 08 26 48 ou au 21 37 39 58.

Comme promis, voici la 2ème partie de notre grand dossier "Communiquer par l'événement". (Source ANAE).

CREATIVITE OBLIGE

Chargées de véhiculer un message, d'éblouir, d'émouvoir au travers d'un événement, les agences de communication événementielle se doivent d'abord de faire preuve de créativité car la nécessité de surprendre ou d'étonner le public est primordiale.

Plus qu'une simple capacité à développer des idées originales, cette créativité est avant tout le fruit de l'expérience acquise - avec l'organisation de multiples événements pour de multiples clients - qui en confirmera la faisabilité. Elle s'exprime non seulement durant la partie "spectaculaire" de l'événement mais sur l'ensemble des éléments qui le composent. Il s'agit d'être créatif sur le thème, le format, le lieu, les moyens techniques, l'accueil, le ton....

Les agences doivent encore posséder, aux côtés de l'imagination et de l'inventivité, les compétences en matière de communication, en matière de production, de logistique, et d'organisation, nécessaires à la réussite de l'événement.

PLUS DE PROFESSIONNALISME

Entreprise, administration ou collectivité, chacun attend que son agence réalise en quelque sorte l'inimaginable, au meilleur coût et dans des délais souvent très courts.

Si pendant longtemps, les événements ont été produits et réalisés en interne, le développement de la communication, l'explosion des techniques d'information et de communication ont rendu nécessaire l'appel aux professionnels de l'organisation d'événements seuls capables de renouveler la créativité, de maîtriser des techniques de plus en plus complexes et de les coordonner.

Dorénavant, avec les tendances au recentrage sur le métier de base, il semble acquis que, le client, s'il veut drainer une foule de plusieurs milliers de personnes ou maintenir en "haleine" une cible, cherche à travers une agence spécialisée l'expertise nécessaire pour y parvenir.

Pourtant des efforts importants restent à faire pour promouvoir la spécificité du métier, car près de la moitié des événements est réalisée hors agence.

"On a tous organisé un boum. On n'a pas tous organisé un événement pour 500 personnes".

FACE AUX CLIENTS

L'organisation d'un événement suppose que, le client et son agence travaillent en bonne intelligence. Cette collaboration intense, car souvent de courte durée, rend le facteur humain primordial. Elle fonctionne avant tout sur la qualité relationnelle.

Dans quelques entreprises apparaissent des postes de responsables de la communication événementielle, mais c'est en général au niveau d'autres directions opérationnelles que l'événement est commandité - Direction commerciale, communication, marketing et ressources humaines - en fontion de la nature des publics (internes ou externes) ou de l'objet de l'événement souhaité.

De quelque nature que soit le client, il paraît souhaitable que l'agence puisse trouver en face d'elle une véritable direction de projet, à même de coordonner les ressources internes et d'obtenir l'adhésion des décideurs.

En outre il faut savoir qu'un bon "brief" de départ de la part du client, ainsi qu'une bonne restitution au sein de l'agence, sont deux des premières clés pour la réussite d'un événement.

CRITERES DE CHOIX D'UNE AGENCE :

Cohérence de la proposition
Originalité
Connaissance du client
Restitution du brief
Prix / Coût
Capacité à mener les projets à bien dans les délais
Pertinence des choix préconisés

Mais aussi : Références, disponibilité, qualité du conseil.

PARTENAIRES PLUTOT QUE PRESTATAIRES

Souvent recherchées pour leur capacité à produire, organiser et assurer la logistique d'un événement, les agences de communication événementielle ont de plus en plus tendance à ne pas être de simples prestataires mais à jouer un rôle de conseil, en intervenant bien en amont de l'opération, au moment où se décide la stratégie de communication.

Ce rôle de conseil les conduit à prendre en compte et à analyser l'ensemble de la politique de communication du client, pour proposer avec pertinence et dans le respect de la culture de l'entreprise, de son image et de son identité, un événement que la connaissance du contexte leur aura permis de définir et de formater précisément.

Alliant l'expertise de la communication à celle de la production et du spectacle, les agences peuvent alors fournir une réponse complète et appropriée aux demandes de leurs clients.

Leur rôle est celui d'un maître d'oeuvre, voire d'un maître d'ouvrage délégué, suivant l'implication souhaité.

Savoir gérer la logistique est une évidence. Pas la peine d'insister. C'est la base. Là où on est plus qu'un bon organisateur, là où on fait bien notre métier c'est quand on participe à rendre exceptionnel ce qui ne l'aurait pas été sans nous".

Pour commercer dans cette rubrique EVENT, nous vous proposons de demarrer avec un grand dossier consacré à la communication par l'événement. (source : ANAE)

Vaste sujet que nous allons traité en plusieurs posts avec au sommaire cette semaine :

L'EVENEMENT :
Acte de communication

COMMUNICATION EVENEMENTIELLE :
Média sur-mesure
Communication de proximité
Un choix stratégique
Un travail d'équipe

En introduction, il nous paraît impératif pour démarrer ce grand dossier de définir clairement la signification du mot "Evénement" ou "Evénementiel", trop souvent utilisés à tort et à travers. L'organisation d'événements ou événementiel est un vrai métier et nous allons vous le démontrer !

1 - L'EVENEMENT : ACTE DE COMMUNICATION

Un événement est une action de communication ponctuelle, destinée à marquer les esprits dans un but précis.

Aux côtés du sponsoring ou du mécénat, des relations publiques, du marketing direct et de la promotion des ventes, l'événement fait partie de l'univers de la communication qui se démarque des actions publicitaires.

L'événement est cependant difficile à cerner, car il est multiforme et s'adresse à tous les publics : internes, ciblés ou grand public.

Par sa capacité à transmettre une émotion, par se façon de jouer de l'art, il est avant tout un "média chaud". S'il se nourrit des dernières technologies, il demeure par essence profondément et totalement humain.

A l'ère de l'e-mail et de la télé-transmission, dans le monde du câble et du virtuel, l'événement permet de se rencontrer. De tous temps les hommes ont eu besoin de se retrouver pour échanger, s'apprécier, voire faire la fête.

L'événement est un média en tenue de fête.

2 - COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

MEDIA SUR-MESURE

L'événement se distingue de la plupart des autres métiers de la communication par sa brièveté, par les moyens et les outils qu'il met en oeuvre. Il se caractérise aussi par la créativité et le savoir-faire en matière de production qu'il requiert.

Il prend son vrai sens lorsqu'il est inédit et qu'il est mis au service d'un propos. Il ne se conçoit bien que "sur-mesure", précisément adapté à l'identité et aux objectifs du client qu'il soit une entreprise, une institution ou une collectivité.

De différentes natures - depuis la convention de force de vente ou une journée portes ouvertes en entreprise jusqu'à la célébration de la fête nationale - il peut concerner des publics internes, des publics externes ciblés ou encore le grand public.

Le spectacle est partie intégrante de l'événement mais ce n'est pas seulement un show, c'est avant tout un acte de communication.

Quelle que soit son ampleur, qu'il s'adresse à 50 ou à 500 000 personnes, la fonction de l'événement est de transmettre un message destiné à un public choisi.

Les domaines privilégiés d'intervention des agences et cabinets de communication événementielle :

Pour les cibles internes : conventions, séminaires, forums, rencontres.
Pour les public ciblés : Cocktail de présentation, business meetings, lancement de produits....
Pour le grand public : Animations commerciales, tournées promotionnelles, événements culturels ou sportifs.
Pour tous publics : anniversaires, soirées, inaugurations, journées portes ouvertes.

COMMUNICATION DE PROXIMITE

L'événement est un acte de communication intense qui privilégie la communication de proximité avec un public défini, quelle que soit sont importance, dans un lieu et à un instant déterminé.

Rassemblant des gens pour un moment d'exception, il se doit d'être toujours renouvelé pour continuer à suscité l'intérêt, étonner et capter l'attention. Puissamment attractif, il incite à se déplacer et se rendre là où il faut être pour recevoir collectivement et dans les meilleures conditions un message précis.

Occasion d'exprimer son appartenance à un groupe, il fait vivre à ses participants un moment fédérateur.

Restaurateur ou créateur de lien social, il permet au sein de l'entreprise une mise en commun des principaux éléments de la politiques et des ambitions poursuivies.

Situé clairement en marge du quotidien, tout sauf routinier, l'événement a pour caractéristique, de rompre avec les habitudes et les poncifs, de provoquer par l'exceptionnel et l'inattendu, une prise de conscience.

"Notre métier ? Savoir créer les conditions qui transforment une réunion pouvant être passive et ennuyeuse, en un moment d'exception".

UNE CHOIX STRATEGIQUE

La communication événementielle est un choix stratégique de communication pour optimiser l'efficacité d'un message. Elle prend toute sa valeur en privilégiant la relation directe par face à face.

Loin de se limiter à une belle mise en scène, elle nécessite la prise en compte de la problématique globale du client : quelle est son histoire ? Quel message veut-il faire passer ? Auprès de quel type de public ? Dans quel contexte ? Avec quels objectifs ?

La bonne réponse à ces questions déterminera le type d'événement, son format, le ton et la meilleur façon de faire passer le message.

L'événement n'est pas une fin en soi. Intégré dans une politique globale de communication, il n'a de sens qu'en fonction de ce qui l'a précédé et de ce qui le suivra.

Paradoxalement, bien qu'éphémère, la communication événementielle s'inscrit dans la durée. Parce qu'elle bouscule, fédère, elle marque les esprits et cela d'autant plus, qu'elle joue sur la force d'une prise de conscience collective.

UN TRAVAIL D'EQUIPE

L'événement est précédé d'une longue phase de préparation et, en ce qui nous concerne chez TamTam Consulting, se trouve suivi d'une phase exploitation des retombées et d'une phase évalutation.

Il demande, pour son élaboration et pour sa réalisation, que soient mobilisés de nombreux prestataires et corps de métier, sachant faire preuve de créativité permanente et être en parfait accord avec le concept stratégique.

Au sein de l'agence une coordination étroite doit être mise en place entre tous les interlocuteurs qui pilotent les différents phases ou prestataires. Système de reporting et méthodologie de mise en oeuvre éprouvées, sont d'autant plus à l'honneur qu'il faut savoir allier flexibilité et disponibilité.

La communication événementielle implique aussi, entre l'agence et le client, une relation intense au cours de laquelle il s'agit de définir, concevoir et produire des messages, un décor, un cadre d'accueil, un spectacle, une réception... tout en conservant l'esprit et la culture de l'entreprise, en cohérence avec les autres outils de communication.

"Organiser un événement, c'est aussi le plaisir de vivre physiquement l'exact moment de communication, d'y être présent avec le client et le public, d'assister à l'instant de vérité".

Créer du contact passe aussi par l’événementiel. Organiser un événement d’entreprise doit aussi rentrer dans le cadre d’une vraie stratégie.

Notre vocation

Imaginer, élaborer, accompagner, accueillir et mettre en scène tous vos événements quels que soient le lieu et l’heure.

Partout où les passions, les idées, les hommes et les marchés se rencontrent, nous serons à vos côtés…

Une offre globale de services :

. Ingénierie événementielle : Etude Marketing, conseil et coordination,

. Prestations de services : Installation générale, images, structures, lumières, son, stands,
mobilier, gestion de base de données, accueil, gestion de foule…

. Lieux et espaces réceptifs : Salles de réunion, salles de spectacle, lieux insolites,

. Conception, réalisation : Agencement, décors éphémères ou permanents,

. Création, location, vente et installation : Matériel et équipements.