TAMTAM Consulting

Pour commercer dans cette rubrique EVENT, nous vous proposons de demarrer avec un grand dossier consacré à la communication par l'événement. (source : ANAE)

Vaste sujet que nous allons traité en plusieurs posts avec au sommaire cette semaine :

L'EVENEMENT :
Acte de communication

COMMUNICATION EVENEMENTIELLE :
Média sur-mesure
Communication de proximité
Un choix stratégique
Un travail d'équipe

En introduction, il nous paraît impératif pour démarrer ce grand dossier de définir clairement la signification du mot "Evénement" ou "Evénementiel", trop souvent utilisés à tort et à travers. L'organisation d'événements ou événementiel est un vrai métier et nous allons vous le démontrer !

1 - L'EVENEMENT : ACTE DE COMMUNICATION

Un événement est une action de communication ponctuelle, destinée à marquer les esprits dans un but précis.

Aux côtés du sponsoring ou du mécénat, des relations publiques, du marketing direct et de la promotion des ventes, l'événement fait partie de l'univers de la communication qui se démarque des actions publicitaires.

L'événement est cependant difficile à cerner, car il est multiforme et s'adresse à tous les publics : internes, ciblés ou grand public.

Par sa capacité à transmettre une émotion, par se façon de jouer de l'art, il est avant tout un "média chaud". S'il se nourrit des dernières technologies, il demeure par essence profondément et totalement humain.

A l'ère de l'e-mail et de la télé-transmission, dans le monde du câble et du virtuel, l'événement permet de se rencontrer. De tous temps les hommes ont eu besoin de se retrouver pour échanger, s'apprécier, voire faire la fête.

L'événement est un média en tenue de fête.

2 - COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

MEDIA SUR-MESURE

L'événement se distingue de la plupart des autres métiers de la communication par sa brièveté, par les moyens et les outils qu'il met en oeuvre. Il se caractérise aussi par la créativité et le savoir-faire en matière de production qu'il requiert.

Il prend son vrai sens lorsqu'il est inédit et qu'il est mis au service d'un propos. Il ne se conçoit bien que "sur-mesure", précisément adapté à l'identité et aux objectifs du client qu'il soit une entreprise, une institution ou une collectivité.

De différentes natures - depuis la convention de force de vente ou une journée portes ouvertes en entreprise jusqu'à la célébration de la fête nationale - il peut concerner des publics internes, des publics externes ciblés ou encore le grand public.

Le spectacle est partie intégrante de l'événement mais ce n'est pas seulement un show, c'est avant tout un acte de communication.

Quelle que soit son ampleur, qu'il s'adresse à 50 ou à 500 000 personnes, la fonction de l'événement est de transmettre un message destiné à un public choisi.

Les domaines privilégiés d'intervention des agences et cabinets de communication événementielle :

Pour les cibles internes : conventions, séminaires, forums, rencontres.
Pour les public ciblés : Cocktail de présentation, business meetings, lancement de produits....
Pour le grand public : Animations commerciales, tournées promotionnelles, événements culturels ou sportifs.
Pour tous publics : anniversaires, soirées, inaugurations, journées portes ouvertes.

COMMUNICATION DE PROXIMITE

L'événement est un acte de communication intense qui privilégie la communication de proximité avec un public défini, quelle que soit sont importance, dans un lieu et à un instant déterminé.

Rassemblant des gens pour un moment d'exception, il se doit d'être toujours renouvelé pour continuer à suscité l'intérêt, étonner et capter l'attention. Puissamment attractif, il incite à se déplacer et se rendre là où il faut être pour recevoir collectivement et dans les meilleures conditions un message précis.

Occasion d'exprimer son appartenance à un groupe, il fait vivre à ses participants un moment fédérateur.

Restaurateur ou créateur de lien social, il permet au sein de l'entreprise une mise en commun des principaux éléments de la politiques et des ambitions poursuivies.

Situé clairement en marge du quotidien, tout sauf routinier, l'événement a pour caractéristique, de rompre avec les habitudes et les poncifs, de provoquer par l'exceptionnel et l'inattendu, une prise de conscience.

"Notre métier ? Savoir créer les conditions qui transforment une réunion pouvant être passive et ennuyeuse, en un moment d'exception".

UNE CHOIX STRATEGIQUE

La communication événementielle est un choix stratégique de communication pour optimiser l'efficacité d'un message. Elle prend toute sa valeur en privilégiant la relation directe par face à face.

Loin de se limiter à une belle mise en scène, elle nécessite la prise en compte de la problématique globale du client : quelle est son histoire ? Quel message veut-il faire passer ? Auprès de quel type de public ? Dans quel contexte ? Avec quels objectifs ?

La bonne réponse à ces questions déterminera le type d'événement, son format, le ton et la meilleur façon de faire passer le message.

L'événement n'est pas une fin en soi. Intégré dans une politique globale de communication, il n'a de sens qu'en fonction de ce qui l'a précédé et de ce qui le suivra.

Paradoxalement, bien qu'éphémère, la communication événementielle s'inscrit dans la durée. Parce qu'elle bouscule, fédère, elle marque les esprits et cela d'autant plus, qu'elle joue sur la force d'une prise de conscience collective.

UN TRAVAIL D'EQUIPE

L'événement est précédé d'une longue phase de préparation et, en ce qui nous concerne chez TamTam Consulting, se trouve suivi d'une phase exploitation des retombées et d'une phase évalutation.

Il demande, pour son élaboration et pour sa réalisation, que soient mobilisés de nombreux prestataires et corps de métier, sachant faire preuve de créativité permanente et être en parfait accord avec le concept stratégique.

Au sein de l'agence une coordination étroite doit être mise en place entre tous les interlocuteurs qui pilotent les différents phases ou prestataires. Système de reporting et méthodologie de mise en oeuvre éprouvées, sont d'autant plus à l'honneur qu'il faut savoir allier flexibilité et disponibilité.

La communication événementielle implique aussi, entre l'agence et le client, une relation intense au cours de laquelle il s'agit de définir, concevoir et produire des messages, un décor, un cadre d'accueil, un spectacle, une réception... tout en conservant l'esprit et la culture de l'entreprise, en cohérence avec les autres outils de communication.

"Organiser un événement, c'est aussi le plaisir de vivre physiquement l'exact moment de communication, d'y être présent avec le client et le public, d'assister à l'instant de vérité".

Nous serons présents sur le Salon SELECTIONS, qui a lieu à Abidjan, du 16 au 18 octobre 2008, à la salle des fêtes de l'Hôtel Ivoire, de 10h à 18h.

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On vous attend nombreux.
L'équipe TamTam Consulting

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